営業用の資料やデータの保存場所には、何を使っているだろう。
まさかパソコン本体のハードディスクに保存していないだろうか。パソコンは消耗品です。いつ壊れるかわかりません。
また、営業資料やデータが、1台のPCに帰属しているリスクも計り知れないものがあります。実際に、筆者には苦い経験があります。
ネットワーク上のハードディスクの営業部のデータを保存し、一括管理をしているつもりになっていましたが、予測できない出来事により、そのハードディスクは壊れてしまいました。
大損失です。そのハードディスクのバックアップをとっていればよかったのに、想定をしていませんでした。
特に、今の時代の営業用データは、いつどこで必要になるのかわかりません。会社にデータを置いてあるという考え方がもう時代にあっていません。外出先から、会社のハードディスクに接続することは可能ではありますが、もっと簡単でかつ安全なのが、当記事で紹介するクラウドにデータを置くということです。
顧客データの読み出しも書き込みも事務所で行う必要性はありません。つまり、営業にとって、ハードディスクで会社に保管することほど、不便でリスキーなことはないのです。
クラウドストレージは、営業になくてはならい営業ツールなのです。
クラウドストレージの無料プランの容量とおすすめ紹介
クラウドコンピューティング
最後に、数多くあるクラウドストレージサービスより、特にオススメなサービスを紹介します。
クラウドストレージ｜Dropboxの無料プラン
クラウドストレージの定番です。
元々は、個人ユーザーが非常に印象があるが、最近は、ビジネスユースにも適したサービスが使用可能になっている。
無料で使えるのは、Dropbox BASIC です。
登録すると、2GBが使用可能です。
様々なデータをとてもスムーズに、クラウドにアップロードし、いつでも、どのデバイスからでも、アクセスが可能です。
また、連携アプリが非常に多いことが、Dropboxの特徴の一つです。
クリック一つで簡単に連携ができます。
ある意味不安になるくらいに、とてもスムーズに連携します。
今回の記事では、個人ユースを全体に開設しています。
個人のプランは、「Plus」と「Professional」の2つが用意されている。
料金とストレージは、Plusが月1200円で、2Tの容量を使える。
個人ユースでは、既に十分な容量だ。
一つ上のProfessionalでは、月2,000円で3Tまで使用可能。
クラウドストレージ｜boxの無料プラン
boxは、世界中で使われているクラウドストレージです。
その人気の秘密は、なんと言ってもセキュリティの高さです。
業界最高水準のセキュリティに、24時間の監視体制を整えています。
boxの無料プランでは、10GBの容量が使用可能です。
料金も比較的安く、デザインもシンプルで非常に使いやすいです。
特に、法人にはオススメのサービスです。
個人ユースには、2つのプランが用意されている。
上記の無料プラン10GBが一つ。
PersonalProでは、100Gの容量で、5Gのファイルアップロード制限もあり、容量と料金設定では、割高感を感じる。
クラウドストレージ｜GoogleDriveの無料プラン
誰もが知っている、Googleのクラウドストレージです。
こちらは、Googleアカウントがあれば、すぐに利用ができます。
そして、無料でも15GBのストレージを使用できます。
有料プランでは、サービス名が「Google One」となり、月に1,300円で2Tまで利用できる。
Google Driveの中に写真データを保存する場合は、Googleフォトでの保存が、無制限に使えるので、写真好きにはたまらないサービスになっています。（同様のサービスは、Amazonフォトにもあります。）
また、Google Driveは、Googleドキュメントを使える事が最大の魅力です。
マイクロソフトのワードやエクセル・パワーポイントの用に使えるオンライン上のアプリの出来が素晴らしい。
マイクロソフトのアプリをインストールしていないPCやMacで、互いに共有して利用することが可能だ。
また自動的に、保存更新がなされているため、入力ミス等があり、昨日のデータに戻りたいときなどは、本当に「助かった」と思ってしまうことがあります。
連携可能なアプリもかなり増えて、Dropboxと同様に充実している。
それらとの相性も良いので、連動して使用できるのも特徴です。
個人であっても、法人であっても、使い勝手が良いサービスと言えます。
OneDrive
こちらも、有名なMicrosoftが提供しているクラウドストレージです。
資料などを作成する際には、「Word」や「Excel」などを利用することも多いと思いますが、そういったファイルを直接保存することができるので、作成した資料を持ち忘れる心配がなくなります。
無料プランは、OneDrive Basicが5GB使えます。
オフィス365がセットされたプランは、6つのオフィスアプリが使えて、月あたり1,284円です。
パソコンでWindowsを利用する人であれば、普段とほぼ同じ感覚で保存作業ができるので、非常に使いやすいサービスと言えます。
ただし、MacやiPhoneなど、Apple社の製品のみを利用している人には、向きません。
その他に、アップユーザーならば「iCloud」、企業には最強のクラウドとなりつつある「AmazonDrive」など、たくさんのクラウドストレージサービスがあります。
最近では、単純にデータのバックアップやストレージとしての使い方だけではなく、GoogleやAmazonのように、写真データについては、無制限に保存可能であったり、Drive上で使えるアプリがあり、デバイスにエクセルやワードがインストールされていなくとも利用できます。
クラウドストレージを使うのが営業の常識
では、最新のクラウドストレージは、どのように優れているのか、確認していきます。
主なポイントは次の3点です。
・大容量の保存スペース
・いつでも、どこでも、最新状態でデータ共有が可能
・データのバックアップとして使える
それぞれ具体的に解説していきます。
大容量の保存スペース｜営業に必要なデータを保存
オンライン上で保存ができるとはいえ、容量が少なければ、意味がないと思います。
しかし、現在のクラウドストレージは、大容量契約が用意されている企業が多く、中には、ほぼ無制限で提供しているところもあります。
また、クラウドストレージには、無料のものもあります。
無料とはいえ、個人であれば困ることのないくらい、容量を提供している企業もありますので、費用をかけずに、データを保存しておくことも可能です。
いつでも、どこでも、最新状態で営業データ共有が可能
今までは、データを共有するためには、メールを使って、ファイルを添付し、データを転送するか、USBメモリースティックやSDカードのようなものに保存し、それを渡すしかありませんでした。
とはいえ、メールは、データ容量に制限がありますし、USBスティックなどは直接会わなければ、渡すことができません。
クラウドストレージはオンライン上で、データを管理しているので、ネット環境さえあれば、様々なデータを容量関係なしに、共有することが可能です。
しかも、データは常に更新されるので、古いものを渡してしまう心配もありません。
これにより、仕事の効率化を実現することができます。
データのバックアップとして使える
2019年10月、観測史上最大の台風が関東を直撃し、大きな被害をもたらしました。
これにより、災害への準備の大切さを学んだのでは、ないでしょうか。
データも同じです。
日本は、災害大国ですので、いつどこで、どのような被害が発生するのか分かりません。
どんなに優れたセキュリティシステムでデータを管理したとしても、それを保存しているデバイス自体が壊れてしまえば、データも同時になくなってしまいます。
クラウドストレージはウェブ上へ、データを保管しますので、デバイスがなくなってしまっても、IDとパスワードがあれば、他のデバイスから、データを取り出すことができます。
クラウドストレージを利用することが、災害対策の一環にもなると言えます。
クラウドストレージを使えば、営業資料で膨らんだカバンは不要になる
実際に、クラウドストレージを使用している法人や個人からはこのような声が聞こえてきます。
・コストの大幅削減に成功
・必要に応じて、容量の拡張が可能
それぞれ、詳しく解説していきます。
コストの大幅削減に成功
こちらは主に、法人の声になると思いますが、クラウドストレージを利用することでコストは、削減されます。
クラウドストレージを利用すれば、企業内で、一括でデータ管理が可能となります。
本来であれば、部署ごとにデータ管理がおこなわれるため、それぞれの部署に、データ管理をするための人員が必要です。
しかし、一括管理が可能となれば、各法人に、管理者が一人いれば、管理が可能です。
これにより、人件費を削減することができます。
また、本来であれば、ファイル管理には、各法人の、ネットワークの中に、サーバーが必要となります。
しかし、クラウドストレージであれば、それも必要ありません。
つまり、ほぼ無料で導入できる、ということです。
結果として、仮に有料のクラウドストレージを導入したとしても、削減できるコストの方が大きいので、コストは大幅に減ります。
必要に応じて、容量の拡張が可能
例えばUSBメモリスティックを購入するときに、今どれくらいの容量が必要なのか、悩んでしまうときもあると思います。
クラウドストレージも、有料版であれば、最初に容量を選んで契約することになりますので、考える必要がありますが、クラウドストレージの場合は、後から容量を増やすことができます。
つまり、特に容量にこだわりがないのであれば、最初は一番容量の少ないところで契約しておいて、必要に応じて、後から容量を増やせば良いのです。
これにより、料金を無駄にすることがありません。
クラウドストレージの残念なところ
ここまで、クラウドストレージの良いところを中心に解説していきましたが、残念ながら、欠点もあります。
それが、次の2点です。
・セキュリティ性能が低い
・ネット環境がなければ、使えない
それぞれ、詳しく解説していきます。
セキュリティ性能が低い
ネット上で、IDとパスワードがあれば誰でも閲覧できることになりますので、そのIDとパスワードが盗まれてしまえば、第3者に見られてしまう場合があります。
最悪の場合は、IDとパスワードを変更され、乗っ取られてしまう可能性も否定できません。
ファイルにパスワードを設定することもできますが、パスワードを解読するツールもありますので、100%安全とは言えません。
ですので、本当に大事なファイルであれば、厳重なセキュリティのされた、2～3種類のデバイスに保存しておいた方が、安全といえます。
ネット環境がなければ、使えない
ネット上に保存するわけですので、ネット環境がなければ、閲覧すらできなくなります。
現在は、ネット環境はどこでも整っているので、軽視しがちですが、大規模はサイバーテロがいつ起こるかは分かりません。
そこまではいかなくとも、ソフトバンクの通信障害が発生したこともありました。
確実に閲覧できる状況が必要ならば、デバイスに保管しておいた方が良い場合もあります。
クラウドストレージは積極的に使用すべし！ただしセキュリティには注意
総合的に判断すれば、クラウドストレージは積極的にしようすべきツールと言えます。
これから先も、間違いなくデータ量は増加します。
そして現在は、デバイスもどんどん進化するため、頻繁に買い替えをする人も多いです。
そうなると、デバイス上に保管しているデータは、その都度、転送する必要があるため、非常に手間がかかります。
オンライン上であれば、デバイスを何度交換したとしても、データ転送に手間がかかことはありません。
それでいて、個人であれば無料でも十分な容量を使用することが可能ですし、法人であれば、有料版を使用しても、トータルではコストの削減につなげることができます。
作業の効率もよくなり、紛失の心配もなく、費用も安くなる。
これを利用しない手はありません。
ただし、先ほども説明したとおり、特に法人であれば、セキュリティ面の対策は必要です。
セキュリティ強化に力をいれているクラウドストレージを選択するか、本当に重要なデータは今まで通り、デバイス上に保管するようにすれば、セキュリティの課題もクリアできるでしょう。
関連記事一覧
