できるビジネスマンに共通していることは、「仕事が速い」ということです。
彼らが何故仕事が速いか？
その理由は、仕事の効率化をして、非生産時間である、「ロス時間」を短縮し効率化しているからです。
「準備する」「探す」「調べる」等という仕事の関連時間を短縮し効率化したほうが、圧倒的に仕事時間は短縮＝仕事の効率化になります。
今、企業は残業時間を減らした上で、生産性を高めることができる人材を求めています。
当記事では、仕事の効率化を進めることで有効なアプリを中心に紹介します。
仕事の効率化を促進する｜PCの時間短縮につながる10選
日々の業務をショートカットできるツールを紹介します。
うまく活用できれば、時間当たりの仕事量は増加します。
つまり能力アップできるということです。
仕事の効率化 ①Trello
タスクを管理する仕事の効率化ができるパソコンツールです。
タスク管理ツールは、これまでにもたくさんあったが、Trelloはちょと違うパソコンツールです。
Trelloはボードの中でカードを作り、タスク管理ができる仕事の効率化のためのパソコンツールです。無料でもほぼ全ての機能を使えるのが、このパソコンツールのすごいところです。
パソコン上で、ドラッグ＆ドロップでカードを移動できる「かんばん方式」となっています。個人でもチームで仕事の共有などでも、パソコンのオンライン上で使えるのがいい所です。パソコンの画面でも、見やすいし、分かりやすい。仕事の効率化を感じます。
やってみるとわかりますが、「調べる」ことをせずに、仕事のタスクやプロジェクトがどこまで進んでいるか、漏れてることはないか、などの状況を関係者がパソコンやスマホで、すぐに確認できます。
これが無料で使えるなんて信じられない程、便利なパソコンツールです！また様々な外部ツールとの連携も可能なところも便利にできてる。Trelloを使えば、社内での確認作業など、パソコン上ででき、仕事の時間短縮できますね。
仕事の効率化｜②メェーモ
メェーモは、パソコンのオンライン上で、チームでのメモの共有ができるオンラインの仕事の効率化パソコンツールです。
人によっては、ちょっとしたメモを紙の付箋を使っている人もいると思います。
しかし、本人の事情をよく知らない人は、机の上や下に、はがれて落ちてる付箋をゴミだと思って捨ててしまうかもしれません。机の下に、落ちていたのであれば、捨てた人を責めることもできません。
実際に、そういう現場を見たこともあります。紙屑にしか見えない「本人にとっては重要なメモ」というものがあります。
間違えて、メモを捨てられる。パソコンツールでは、そんなリスクとロス時間がなくなります。
現在アプリなどはありませんが、作られる予定です。パソコンやスマートフォンからでも、オンラインであれば、メモを確認し、付け加えることもできます。
付箋大好きの人には、おすすめです！パソコン周りに散らかった付箋を探し回る時間は、なくなり、仕事の効率化ができます。
仕事の効率化｜③Eight
Eightはビジネスシーンには、欠かせない名刺をパソコンのオンライン管理する仕事効率化ツールです。名刺管理は色々なものがあるが、ひとまずパソコンにEightを入れておけばOKです。
もちろんスマホアプリもあります。仕事の効率化には非常に役立ちます。
最近の名刺管理アプリでは、カメラで撮影し、ほとんど修正なく登録ができます。会社名や肩書き、メールアドレスなどをデータ化できます。
名刺用のアプリはたくさんあります。しかし、このツールの面白いところは、相手もEightを使っていれば、リアルタイムで新しい情報が入ってきます。
名刺入れに入れたままであれば、ぜひ利用してみてください。名刺を管理するという場所や時間を効率化できます。いまだにファイルで名刺を管理している人を、見かけることがありますが、そのファイルの中から、目指す名刺を探す時間は、無駄時間の典型です。
パソコンやスマホで、効率化しましょう。名刺情報の登録や実際に電話をかけたい時の時間が、ぐっと短縮できる。これこそ、仕事の効率化。
仕事の効率化｜④Stock
Stockは、チャットツールだと流れてしまいがちな情報や、ファイル化してしまうとどこに何があるのか分からなくなるといった問題を、パソコン上で解決します。
必要な情報を手早く見つけることができる仕事の効率化ツールです。使うのなら、有料プランがおすすめ。
個人というよりもチームでの管理が主体の仕事効率化ツールです。プロジェクトごとにフォルダなどを作ることができ、タスク管理も容易にできます。
仕事の効率化アプリ｜⑤Slack
Slackは世界中でもっとも使われているというビジネスチャットです。最近、頻繁に名前を聞く、仕事効率化ツールです。
Slackがスゴいのはデバイスを選ばないことです。スマホで使えますが、パソコンのほうが、データの管理や共有には、使いやすいと思います。
筆者の会社では社内連絡はこれです。MacもWindowsも選ばないのがスゴい。もちろん、パソコンだけではなく、スマホでも同じ事ができる。仕事に使ってる人がどんどん増えてる印象があります。
以前はLINEビジネスやiPhoneのメッセージ機能を使っていましたが、社内連絡に特化して考えると、使いさやすさや見易さは、一番です。Slackはもともとアメリカでできたビジネスチャットツールです。普通のチャットツールにもある機能の他に、既存のサービスの連携やリアルタイムでのチャットが容易にできます。
Evernoteやグーグルドライブなどの外部ツールとの連携も豊富です。この連携にも仕事の効率化を感じます。データファイルの置き場所や共有が、パソコン上で簡単にできるメリットがあります。
他のチャットツールにはない遊び心があるのが、Slackの特徴です。動きが軽いことも良いですが、外部ツールから添付したり、長文メッセージもポスト機能など使えば、チャットの画面を文字で埋め尽くすこともなくなる。社内連絡が簡単になるのは、やはり時間短縮の効率化ですね。
仕事の効率化｜⑥Zoom
Zoomはオンラインでセミナーやミーティングができ、通話ができる仕事効率化ツールです。よくご存知だと思います。通話ツールというとSkypeやLINEを思い出すかと思います。
テレビ電話のオンライン版のようなものがSkypeだとすると、Zoomは対面のセミナーやミーティングをそのままオンラインにしたものです。
今後、在宅ワークやテレワークが進む中で、パソコンとネット環境があれば、どこでも会議室になるのは、移動時間等の効率化になります。ですので、個人というよりもチームでの使い方が、マッチする感じです。
場所と場所をつないで画像と音声で大人数と、オンラインでコミュニケーション取れますので、移動時間もなくなりますね。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
仕事の効率化｜⑦Evernote
Evernoteは有名な仕事効率化ツールなので、知ってるかもしれないです。ノートでも写真でも音声でも、何でも放り込んでおくのに最適です。エバーノートがスゴいのは、OCR検索機能です。とにかく速い。
検索のやりやすさと精度は、筆者の知る限り、最強の仕事効率化ツールです。
５年前のあのときに書いたあのメモを見たいなんて事は朝飯前です。その単語や日付けで瞬時に見つけられる。すごい効率化です。また、画像の中に認識できる文字があるとそれも検索可能です。
だからノートもペンもないときは、エバーノートのカメラで写真を撮っておけば、後で検索できます。手書きの文字ももちろん検索可能です。
パソコン・スマートフォン・タブレットでも閲覧や同期、編集が可能でオンライン上のツールだけでなく、アプリもあり便利です。中でもプレゼンテーションモードという機能があり、Evernoteでそのままプレゼンテーションをすることもできる仕事効率化ツールです。
但し、データ量が増えると、起動が遅くなるのが、若干の欠点ですが、日々アップデートで改善はされてる感じもします。単純にテキストメモやPDFを蓄積し、後日その文章を探すだけなら、アップルの純正メモアプリが最強です。起動も検索もほぼ一秒です。
仕事の効率化アプリ｜➇Todoist
Todoistはタスクに特化したパソコンオンライン上の仕事効率化ツールです。個人だけで仕事に使うと考える場合なら、Todoistがおすすめです。
ただのタスク設定だけではなく、タスクの期限・重要度なども設定できるので、優先したいタスクが、パソコン上ですぐに把握できます。デザイン性と使いやすいUIも魅力です。
実際の進捗をグラフで見られるのは、面白いです。パソコン・スマートフォンのアプリもあり、オンラインでも、さまざまなブラウザで使用できます。
仕事の効率化アプリ｜⑨Xmind
Xmindはマインドマップの仕事効率化ツールです。筆者は頭の中を時々整理するために使います。パソコンで使っています。
何かが上手くいかないときの問題を、発見するときにも有効です。このツールを知る前までは、白紙のノートに手書きで単語を書き散らかして、関連するものを線でつなげたり等していました。
マインドマップは、体系的に分類していく感じで整理しやすいです。一つのキーワードからアイデアを発見することも出来る。
頭の中だけできる人もいるかもしれませんが、やはりこういうツールを使うのも、仕事が効率化する一つのテクニックかと思います。整理するのが速いです。つまり、仕事の効率化です。
マインドマップだけではなく、組織図なども容易に作ることができます。OSを選びませんし、パコンでもMacでも使用可能です。様々なバリエーションもあり、クリックひとつでアウトラインに変更することも可能です。
筆者は、有料プランにしてしまいました。
仕事の効率化アプリ｜⑩Spark
最後にメールアップリです。
なーんだと思うかもしれませんが、何度他のアプリを使っても、結局Sparkの快適さにはどれもかなわないと思います。これこそ、仕事効率化ツールの代表かも、と思うくらいです。
外部ツールやストレージとの快適な連携性がいいですし、気のせいかもしれませんが、メール受信が早いし、見やすい。
またメール閲覧後の処理のしやすさも、とにかく快適です。メールアプリに快適さを求める人なら、Sparkを使っておけば間違いありません。
まとめ
仕事の効率化とは、前述からの通り、少し前までは、仕事に関連する必要な時間とされていた生産性のない時間を無くすることです。
人によっては、準備する・探す・調べるなどの関連作業時間も仕事時間だと思っていることがあります。それは、仕事ではなく、仕事に付随する時間であり、できれば0にしたい時間です。
仕事の効率化は、これらの時間をなるべく小さくすることによって、進化します。
仕事の問題点を発見する・解決する・対策する・顧客との商談を増やす・アポを取る・・・という何かを作り出していく時間が仕事の核となる時間です。
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