仕事の優先順位を考えるときに、「緊急度」と「重要度」という、ポイントがあります。
多くの人が、仕事の優先順位を間違えます。
緊急度の高い仕事を優先順位の高い仕事「やるべきこと」だと錯覚します。
その結果、優先順位が低い仕事を、優先させている場合があります。
優先順位が低い仕事なのに、緊急度が高いので、優先順位のつけ方を、高いと錯覚しているからです。
つまり、「急いでいること」に反応してしまい、「重要度が低い」のに、優先順位のつけ方を間違えているのです。
しかも、その仕事に大事な時間の多くを使ってしまっています。
仕事の優先順位のつけ方はマトリクスで｜順位を間違うと成果なし、或いはミスを犯す
仕事は、緊急度の高さ低さと重要度の高さ低さで、マトリックスを使うと、次の4つに分かれます。
1）緊急度が高く、重要度が高い仕事
2）緊急度は低いが、重要な仕事
3）緊急度が高く、重要度は低い仕事
4）緊急度も重要度も低い仕事
仕事の優先順位のつけ方・進め方はマトリックスの「低緊急度＋高重要度」の仕事にフォーカスすること
マトリックスでは、「低緊急度+高重要度」の仕事を最も重要な優先すべき仕事と考えます。
緊急度が低い仕事＝急いでいない仕事の中に、優先順位の高い、今すぐにやるべき仕事が眠っています。
仕事の優先順位をつける
このように、仕事の優先順位のつけ方は、マトリックスで考えることです。
そして、マトリックスの重要度で高さで判断すること、優先順位のつけ方を間違えないことです。
それが、正しい仕事の優先順位のつけ方です。
実は、「高緊急度+高重要度」の仕事は、本来はそれほど存在しないはずなのです。
マトリックスを軸にして、仕事を分類していくと、緊急度の高い仕事に仕事の項目が増えると思います。
しかし実は、マトリックスの「重要かつ急いでいない段階」で、着手していれば、「重要かつ急いでる仕事」は増えないはずなのです。
しかし、マトリックスの「重要な仕事を緊急度が低い」うちに、着手していくことができていないために、「重要かつ急いでいる仕事」に分類されるようになってしまいます。
もっとも重要な仕事は「急いではないが重要な仕事」
マトリックスで、仕事を分類して、「重要度の高い仕事」に、どれだけ今日の時間を使えたかが、明日の仕事の成果になるものです。
繰り返しですが、マトリックスで仕事を分類した時、最も優先する仕事は「急いでいないが重要度の高い仕事」です。
例えば、営業の場合で言えば、優先順位のつけ方で、1番目にすべき事は、マトリックスの「今日急いではいないが重要度の高い仕事」です。
具体的に言えば、見込み客を作る、育てる仕事です。
それは、今日明日の契約にはならない顧客に対して行う仕事です。
マトリックスで分類したこの仕事に、今日の時間をどれだけ使えたかが、来月の実績につながってなっていきます。
しかし、急いでいないが重要な仕事は、重要性について分かってはいるのに、急いではないために、先延ばしにされる傾向があります。成果を出せない人は、急いでいる仕事にのみ時間を使いたがります。
自分が手を下す必要があるのであれば、なるべく早く完了させて、本来のやるべき仕事に早く取り組むことです。
よく言われる「仕事に振り回される人」というのは、急ぎのことしかしていない人です。
やるべき仕事を見間違えないことが重要
一見すると重要度の高い仕事、例えば、「売買契約を締結すること」などがあります。
しかし、この仕事は、売買契約の締結という業務自体について考えると、既に終わっている仕事です。
ただし、もしも売買契約を締結する上で、完全に営業の商談が完了していない、顧客商談に不安がある場合は重要度が高くなります。
しかし、そうではなく、 営業の商談が完了し、他の手続きも終了し、今日は売買契約の締結のみであるなどという場合、があります。
マトリックスで分類すると、今日のこの売買契約は、今日という日日の単位では急いではいるが、重要度についてはすでに低くなっているということです。
つまり、営業担当本人がいなくても、解決する仕事です。
この仕事のマトリックスの分類について間違えると、営業は、重要度の低い仕事に時間をとられてしまいます。
その結果、継続的・安定的な営業実績を積み重ねていくことは、困難になります。
時間を使うべき仕事は何か
マトリックスで仕事を分類する方法を学ぶと、優先順位が高い仕事だけに、時間を使いたいと思うようになります。
何故なら、重要度が高く＋緊急度が低い仕事だけが、明日以降の未来に繋がる優先順位の高い仕事だと、分かってくるからです。
繰り返しですが、マトリックスで仕事の優先順位のつけ方をおこなうと、優先順位の高い仕事は次の仕事です。
1）見込み客を発掘する仕事
2）自分の好感度を高める仕事
3）まだ決断が出来ていない顧客との直接商談
等が、そうです。
営業は、マトリックスのつけ方で、分類した上記3つの仕事を優先順位を一番して行動するのです。
本当に、仕事の優先順位の高い仕事（マトリックスで優先順位をつけた）に、特化して、活動時間を投資できれば、仕事の生産性は大幅に改善します。
現実は「緊急度」に支配されている
しかし、残念なことに、現実は、なかなかそうではありません。
マトリックスの「緊急度が高く重要度の高い仕事」、そして「緊急度は高いが重要度は高くない仕事」の2つに、時間を奪われている人が非常に多いです。
本人も、目の前に迫った緊急度に、目を奪われ、上記3つの優先順位が高い仕事は、ないがしろにされています。
だから、営業成績が安定しないのです。
更に残念なことに担当者は、マトリックスの「優先順位が高くない、目の前の緊急度の高い仕事」に、時間を使い切り、勘違いした「やり切り感」さえ感じてしまっている。
本来一番の優先順位でやるべき仕事、優先順位が高い未来につながる上記3つの仕事は、常にあと回しにされてしまいます。
緊急度だけに支配された仕事は成果を生み出さない
その傾向が強い営業ほど、売上は上がりません。
しかし、マトリックスの「緊急度が高い仕事」が、重要な仕事だと勘違いしていますので、一日の時間をフルにつかい、勘違いした「やりきり感」まで、感じてしまいます。
忙しいことが、仕事をしている感に、なっているのです。
これが、日々忙しくしているのに、成長できないでいる、大多数の仕事の優先順位を間違えているケースです。
その結果、仕事の優先順位のつけ方を間違えた担当者は、常に自分の業績は良かったり悪かったりを繰り返し、通してみれば、良い業績評価を受けるところまでいけません。
優秀になりきれないビジネスマン、売上が高く安定しない営業マンは、マトリックスを使った仕事の優先順位のつけ方学ぶことが急務です。
これらのうまくいいっていない人に共通していることは、「重要度」と「緊急度」を区別できていないことです。
ぜひ、マトリックスをつかって、自分の仕事を分類し、仕事に取り組んでみてほしい。
仕事の優先順位｜緊急度が高く、重要度が高い仕事
この仕事は、急ぎで片付けなければならない仕事です。
それでいて、重要度も高い仕事。
仕事の優先順位の考え方として、1番に置かざるを得ない仕事です。
しかし、時として「重要度」の見間違いにより、低重要度の仕事を誤認している場合があります。
目の前の仕事をマトリックスで仕分ける
マトリックスを使い、客観的に仕事の優先順位をつけてください。
マトリックスを使った仕事の分類のヒントは、「重要度」は、仕事のゴールに向かって考えることです。
長期的かつ自分がベースです。
長期的に見て重要なのか、自分しかできないのか、他の人が代行できることなのか、と考えるのです。
「緊急度」は、今日明日という短いスパンで考えるということです。
もし、今日あるいは明日に、やらないとしたら、大変なことになるのかということです。
営業の仕事を例にすると、「今日の顧客との売買契約」などがそうです。
この仕事に求められるのは、スピードです。
速やかに、完了することです。
一見すると、優先順位の高い仕事です。
緊急度ではなく、重要度にフォーカスすべき
しかしこの場合、マトリックスの重要度に、よりフォーカスしてみてください。
自分にとっての重要度です。
他の誰かが代われるのか、自分しかできないのか、です。
自分以外の誰かが、代われる仕事ならば、高重要度のつけ方ではなくなります。
高重要度なのか・低重要度なのかは、が優先順位のつけ方でのポイントです。
実は、この仕事は新たな価値を生み出す仕事ではありません。
昨日までの仕事の結果、今日しなければならない仕事です。
実は、仕事の本質は、既に完了しています。
契約という業務は、営業の仕事の中で重要度は最高ではない
営業の例でいえば、商品を買ってくれることまでの仕事は、昨日までで終わっています。（今日の優先順位は高くない）
商品買ってくれることを書面化する仕事は、実は仕事というよりも、業務に近いものです。（優先順位で考えるなら、他の誰かでも良い仕事）
ですので、今日の売買契約によって、新たな価値が生み出されることはありません。
実は、「今日の契約手続き」は、高重要度の仮面をつけている、低重要度の場合があります。
そのばあい、契約の担当は、自分でなくとも良いことになります。
別の担当者が契約手続きを行うことができる仕事であり、優先順位は決して高くはありません。
もし、担当者でなければ対応できない強い個別要因がある場合は、優先順位は高く変わります。
見分ける方法は、自分以外の誰かが、代わって行う場合に問題が起きるのかどうか、にあります。
仕事の優先順位｜高緊急度・低重要度の仕事
この仕事の多くは、自分でなければならない仕事は、ほとんどありません。
可能であれば、誰かにやってもらうことです。
誰かにやってもらうことが、出来なければ、なるべく時間を掛けずに行うことです。
意外にここに時間をかけているケースが多い。
現実には、このカテゴリである「高緊急度＋低重要度」の仕事を、優先順位1番につけている勘違い事例は、意外に多い。
この仕事を、社内か社外で、外注すれば、本来の優先順位が高い仕事に専念できる。
仕事の優先順位｜緊急性が低く、重要度も低い仕事
低緊急度＋低重要度の仕事は、やらなくて良い仕事です。
それは仕事とは言えません。
万が一、この作業に時間を取られているのなら、今日現在の業績もないし、未来に業績が上がる見込みもありません。」
もし、1日の中で、ⅰ時間で持つかなわれている事実を発見したら、なんとか工夫してこの時間を無くすることです。
仕事の優先順位をつけられない人・わからない人は緊急度だけに左右され重要度の低い効率の仕事へ流れてしまう
人間には、「緊急度が高い」ということに、反応してしまう傾向があります。
優先順位のつけ方を間違うポイントです。
優先順位の決め方を間違えて、「緊急度」に軸を置いた考え方/決め方を続けていると、「毎日が忙しい。でも成果が上がらない」という結果を招いてしまいます。
マトリックスで、分類してみてください。
仕事の優先順位で軸に置くべきは、緊急度ではなく、重要度です
自分の仕事の役割において、重要な事は何なのか？
重要度を軸にして仕事を整理してみるのです。
トップにある画像の中に、分解して、置いてみてもいいです。
重要度の判断のつけ方を間違うケースがおおいので、要注意です。
優先順位をかんがえるには、一般的な重要度ではなく、自分がなすことなのか、他の誰かでもできることなのか、ここがポイントです。
ここが優先順位のつけ方の大事なポイントです。
その判断を間違えて、優先順位が低いことに時間を多く割かないことです。
仕事の優先順位｜重要度の判断が苦手な人・決められない人がいます
最後にかんたんに、優先順位の判断をつけるポイントを示しておきます。
次の手順で、考えて決めて下さい。
1）もし、その仕事をやらずに、1週間過ぎたら、何か悪いことがおきるのか。
2）その仕事は、自分でなければならないのか。
2つとも、「〇」なら、それがあなたが今やるべき仕事です。
つまり、優先順位が高い仕事ということになります。
仕事の優先順位のつけ方、重要度の判断に迷いが出たら、上記の2点について自分に質問してください。
その結果が答えです。
まとめ
仕事の優先順位を考えるときに、最も優先すべき仕事。
優先順位に基づいて、仕事を選択すると、生産性が上がります。
最も重視すべきことは、仕事の優先順位です。
緊急性は低い仕事の中にこそ、やるべき仕事、やらないといけない仕事があります。
つまり、期限のない仕事の中にこそ、やるべきことが隠れています。
この領域の仕事だけが、未来に繋がる仕事です。
この領域の仕事だけに、時間を使えるようにコントロールしたいものです。
しかし現実は、そうではありません。
優秀なビジネスマンになるためには、重要度は低いですが、重要度の高い仕事に、時間を使えるようにすることこそが、本来実現すべき働き方改革です。
この時間の使い方にこそ、優秀な無事ネスマンになるためのヒントがあります。。
関連記事一覧