ビジネスチャットのメリットとデメリットを分かりやすく解説

現在、ビジネスチャットツールが電話やメールの代わりとして、注目されています。

チャットは本来、雑談という意味です。

チャットをビジネスツールとして使用するのには、抵抗を感じてしまう人もいるかも知れません。

では、実際のところ、ビジネスチャットツールは今後使用していくべきツールなのでしょうか?

今回は、ビジネスチャットツールのメリットとデメリット、特徴、使用感、今後しようすべきかについて解説していきます。

それでは、解説していきます。

ビジネスチャットツールの使用感・メリット

ビジネスチャットツールを実際に導入している、企業からは次のような声が聞こえてきます。

・仕事効率が抜群に良くなる

・社員以外の人とも仕事ができるようになる

それぞれ、詳しく解説していきます。

ビジネスチャットのメリット：仕事効率が抜群に良くなる効果

先ほどから、繰り返し説明させていただいています。

ビジネスチャットツールによる、メリットは、実際の現場でも体感されています。

会社の外に出て、人と会うことを中心に仕事をされている人（営業担当）は、特に、その効果を実感しています。

なぜならば、営業担当の人は、お客様と会うために、移動時間が必要です。

この移動時間が、ビジネスにはネックです。

道路の渋滞や電車のちょっとした遅延だけでも、一日のビジネスの予定が大幅に狂ってしまうこともあります。

しかし、ビジネスチャットツールがあれば、移動中であっても、コミュニケーションをとることや資料の確認が可能です。

時間の無駄が大幅に減りますので、結果として、効率も上がり、残業もなくなります。

時間の使い方をマネジメントになります。

もちろん、管理職のような、内勤の人にとっても、営業の状況をすぐに確認することができるので、非常に効率が良くなります。

働き方改革が必要とされている今、会社全体として、仕事の効率が良くなることは、大きなプラスなのです。

ビジネスチャットのメリット：社員以外の人とも仕事ができるようになる

今では、副業として、本業以外の仕事をおこなう人も増えてきました。

企業としても、そういった人は、即戦力として働いてもらうことができるため、一緒に仕事をしたいと考えています。

ただ、働く人にとっては、いくら副業とはいえ、他の企業と契約するとなると、少し抵抗を感じてしまうかもしれません。

そこで、ビジネスチャットツールを利用することができます。

ビジネスチャットツールは、フリーメールアドレス1つでコンタクトがとれます。その他の個人情報が漏れることは、ないというメリットがあります。

契約内容に応じて、成果に対して報酬をもらうのみの関係で、ビジネスをおこなうことができるメリットがあります。

つまり、企業にとっても、働く人にとっても、ビジネスチャットツールを利用すれば、安心して仕事ができるメリットがあります。

ビジネスチャットツールの特徴｜ココが使いやすい！

では、具体的にビジネスチャットツールの特徴（良いところ）を3つ紹介します。

それぞれ、詳しく説明していきます。

ビジネスチャットのメリット｜複数人とのコミュニケーションやファイル共有が可能

ビジネスチャットワーク最大のメリットは、複数人に同時にメッセージを送ることができることです。

例えば、メンバー全員に伝えたいメッセージがあれば、ボタン1つで、一斉に送ることができます。

また、ビジネスチャットではファイルの共有も可能です。

すぐに、目を通して欲しい資料のデータを、グループで共有すれば、メンバーがどこにいても、資料を見てもらえるメリットがあります。

これにより、情報の伝え忘れ、資料の渡し忘れなどのミスを防ぐことができるメリットがあります。

外出先で会議が可能になるメリットもあります。

会議と言えば、特定の場所に集まって、おこなうことが普通です。

ですので、例えば、4時から会議がある場合には、それまでに会社に戻れるように、仕事の計画を考える必要があります。

ビジネスチャットのメリット｜外出先からも

ビジネスチャットツールがあれば、パソコン（またはスマホ）が使用できる環境さえあれば、いつでも、どこでも、会議ができるメリットがあります。

文字ではなく、会話を通して、状況を確認したいという場合でも、製品によっては、音声チャットやビデオチャットを使用することができますので、問題ありません。

これにより、時間の使い方にも幅が広がるメリットがあります。

ビジネスチャットのメリット｜タスク管理ができる

タスク管理とは、ToDo管理とも言われます。

簡単に言えば、今やるべき仕事を視覚的にまとめることです。

ビジネスチャットツールは、コミュニケーションをとるだけではなく、タスク管理をおこなうこともメリットの一つです。

ビジネスチャットにて指示を受け、それをそのままタスク管理し、まとめておけば、忘れることはありません。

期限などの設定もできるので、期限の近い仕事を一目で確認することもできるのがメリットです。

ビジネスチャットにより、大きな手帳を持たなくとも、仕事の管理ができるようになるメリットがあります。

ビジネスチャットツールのデメリット

ここまで、ビジネスチャットの良いところを中心に解説していきましたが、1つだけ残念なメリットがあります。

ビジネスチャットのデメリットは、人とのつながりが薄くなることです。

コミュニケーションの大部分がチャットでできるため、仕事が効率的におこなえるようになリます。

ビジネスチャットでは、直接人と会うことが減るため、人の良さを感じることができません。

これがデメリットです。

日本は昔から、人と人とのつながりで、ビジネスが成り立っていきました。

人の良さが、時に製品の良さ以上に評価され、業績を残した企業も、多々あります。

そんな古き良き日本の風潮が、効率化を求めるが故に薄れていってしまうことが、少し残念なデメリットです。

ビジネスチャットの注意点

ビジネスチャットの導入には、以下の点に注意をしておく必要があります。

セキュリティ

ビジネスチャットでやりとりされる内容は、社外秘の物事や取引先との情報になります。

当然ですが、セキュリティレベルが高い必要があります。

コスト

社員数にもよりますが、一人当たりいくらというシステムが多いので、導入にはよく検討されないと、ただコストが上乗せになってしまいます。

連携ツールなどの拡張性

社内ですでに使っているビジネスツールが便利に使えるものもありますし、限定的なものもありますので、社内の現状とよく照合することです。

社員にとって使いやすいか

使い勝手や使用感に癖があると、社員が使わないという状況が発生してしまいます。

直感的に扱える仕様である方が望ましいです。

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、いつどこにいても、コミュニケーションを可能とするための、ツールです。

LINEのチャット機能を利用したことがあるならば、そのビジネス版と思っておけば、一番分かりやすいと思います。

「メールでもコミュニケーションはとれるのでは？」と思うかもしれません。

たしかに、その通りです。

しかし、メールの返信を面倒に感じたことはありませんか？

日本人は、良くも悪くも礼儀を重んじます。

メールを送る際には、手紙のように、挨拶文を混ぜたりするなど、不要な情報が多い、長文になりがちです。

長文になれば、読むのは面倒に感じます。

また、返信にも気を遣わなければなりません。

結果として、読むことも返信も面倒になり、後回しにされがちになります。

最悪の場合、重要な情報が、読まれることなく、忘れられてしまう可能性もあるのです。

その点、ビジネスチャットワークは、必要な情報のみを、特定の人物（またはグループ）に伝えることができますので、無駄がありません。

ビジネスチャットワークは、必要な情報を、無駄なく効率的に伝えるための、ツールと言えます。

ビジネスチャットツールは使用すべきツール

ここまで、ビジネスチャットツールの良いところ、悪いところを説明していきましたが、

トータルで考えると、ビジネスチャットツールは使用すべき、メリットの多いツールです。

今後、日本の人口は減り続けます。

そうなると、間違いなく人手不足になります。

そのときに、今の生産性を維持するには、仕事をいかに効率化できるかどうかが、鍵となります。

「そうなってから使えばいいのでは？」と思うかもしれませんが、それでは遅いです。

ビジネスチャットツールに限らず、何かツールを導入し、企業やグループに浸透させるのには、時間がかかります。

つまり、人手不足になってから導入しても、使い方が浸透せず、余計にパニックを起こす可能性があるのです。

せっかく、便利なツールがありますので、今から使いこなせるようにして、ビジネスの効率化を図ってください。

とはいえ、先ほども説明した通り、全てをビジネスチャットツールに任せるのはどうかと思います。

やはり、人と人とのつながりは大切です。

時には、時間をしっかりと確保し、直接会って話すことも大切にすることが、より良い業績につながるのではないかと思います。

ビジネスチャットツールを選ぶポイント

使用するとはいえ、様々なビジネスチャットツールがありますので、どれを利用すれば良いのか悩んでしまうと思います。

ツールを判断するときには「シンプルイズベスト」の精神で見てください。

ビジネスチャットツールは、仕事を効率化することが目的です。

それであれば、最低限必要な機能がついているものを選べば問題ありません。

製品ごとに、さまざまな付加機能がついてる場合がありますが、不要なものがついている製品を選び、値段だけが高くなってしまっては、意味がありません。

仮に、後でその機能が必要になったとしたら、そのときに変更を検討すれば問題ありません。

まずは、今のビジネスに必要な最低限の機能に着目し、ビジネスチャットツールの製品選びをしてください。

ビジネスチャットの種類｜特にオススメはSlackとチャットワーク

必要最低限という点では、「Slack」と「チャットワーク」が使いやすいです。

どちらも、シンプルで使いやすいように構成されていますので、初心者にとっては特に分かりやすいです。

ビジネスチャットの種類｜Slack(スラック）

Slackは、全世界で使われているビジネスチャットです。

外国人や外国の企業とも、使用を考えるのであれば、オススメです。

また連携する外部ツールは本当に豊富です。

GoogleドライブやEvernote、ドロップボックスなど有名なツールはほぼカバーされています。

ビジネスチャットの種類｜チャットワーク

チャットワークの場合は、日本の企業が開発したものですので、ほぼ日本国内専用の製品でしたが、海外への提供が進み始めています。

タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話など、パソコンやスマホでの利用が可能です。

相手がチャットワークに登録していれば、社外の人でも検索してコミュニケーションできます。

ビジネスチャットの種類｜マイクロソフトチームズ

ウインドウズPCを使っていると、頻繁にログインの誘導を催促された経験はないでしょうか。

オフィス365を利用している人にとっては、便利なツールです。

最大の特徴は最大千人まで参加できるオンライン会議です。

ビジネスチャットの種類｜ラインワークス

個人版のLINEはとても有名ですが、これはビジネス仕様のLINEです。

カレンダーやアンケート、掲示板、ファイル管理を共有できます。

最近は営業支援ツール（Senses）との連携も行われています。

ビジネスチャットの種類｜ワウトーク

ビジネスチャットの最も基本的な使い方なら、ワウトークがお勧めです。

昨日は少なめですが、コストも含めて、少数単位で使うのに最適です。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールのメリットとデメリット、特徴、使用感、今後しようすべきかについて解説していきました。

もう一度整理すると、

となります。

ビジネスチャットツールが、仕事の生産性を高めてくれます。

ビジネスチャットツールを積極的に利用して、仕事の効率化を図ってください。